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Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Die 10 häufigsten Fehler bei Betriebskostenabrechnungen:

Der Vermieter darf nur Kosten in der Höhe abrechnen, wie sie ihm selbst entstanden sind und wie sie nach Mietvertrag und Verordnung zulässig sind. Verwaltungs- und Reparaturkosten dürfen auch nicht indirekt über „Hausmeister“ oder „Fahrstuhl“ abgerechnet werden.
Zudem besteht das Gebot der Wirtschaftlichkeit, so dass zu hohe Kosten z.B. bei Versicherungen ebenfalls zu einer Beanstandung führen können.

  1. Verwaltungskosten: Verwaltungskosten, wie z.B. Kosten für die Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto, Zinsen, Telefon, usw. sind nie Betriebskosten und können daher nicht umgelegt werden.
  2. Reparaturkosten: Auch Reparaturkosten gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung. Reparaturen im Haus oder in der Wohnung sind in der Regel Sache des Vermieters. Gesondert und nicht in der Jahresabrechnung vom Mieter zu zahlen oder zu erstatten sind vereinbarte Kleinreparaturen.
  3. Eigentumswohnungen: Insbesondere Mieter einer Eigentumswohnung finden in ihrer Abrechnung häufig die Position Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten bzw. –rücklagen. Der Vermieter hat dann die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft an die Mieter weitergeleitet, was so falsch ist und daher gemäß Mietvertrag umzustellen oder neu zu erstellen ist.
  4. Gewerberäume: Geschäfte, Firmen oder Büros verursachen höhere Betriebskosten als Wohnungen. So sind hier z.B. Grundsteuern höher. Ein Friseurgeschäft oder eine Gaststätte haben auch einen höheren Wasserbedarf. Der Vermieter muss das bei der Kostenverteilung berücksichtigen.
  5. Wartungskosten: Wartungskosten, z.B. für einen Fahrstuhl, sind Betriebskosten. Häufig verbergen sich unter dem Begriff Wartungskosten aber auch Reparaturkosten. Die muss der Mieter nie zahlen. Vorsicht bei sogenannten Vollwartungsverträgen. Die Vollwartung beinhaltet auch die Durchführung von Reparaturen. Deshalb können hier wegen „versteckter“ Reparaturkosten teilweise Abzüge behauptet werden.
  6. Versicherungen: Nur Sach- und Haftpflichtversicherungen sowie Elementarversicherungen für Gebäude und Grundstück dürfen umgelegt werden, nicht die Rechtsschutzversicherung des Vermieters oder der Beitrag zum Vermieterverein. Dieser ist nur steuerlich absetzbar.
  7. Hausmeister: Hausmeister sind in den meisten Fällen „Mädchen für alles“. Das heißt, sie erledigen fast immer auch kleinere Reparaturen und übernehmen Verwaltungsaufgaben wie z.B. Wohnungsabnahmen. Das sind aber keine Betriebskosten. Von den Hausmeisterkosten müssen dann entsprechende Abzüge gemacht werden, sollte der Mieter dies nachweisen können.
  8. Sonstiges: Sonstiges ist kein Auffangbecken für alle nur denkbaren Kosten. Will der Vermieter „sonstige Betriebskosten“ abrechnen, muss bereits im Mietvertrag stehen, um welche Kosten es sich dabei konkret handelt. Egal, was im Mietvertrag steht, Gastankmiete, Reparaturkosten oder Mietausfall- oder Vandalismusschädenversicherung, Pförtner- und Überwachungskosten sind keine umlegbaren Betriebskosten.
  9. Ölverbrauch: Bei den Heizkosten darf nur der konkrete Ölverbrauch der jeweiligen Abrechnungsperiode abgerechnet werden. Das ist der Anfangsbestand, der zu Beginn der Abrechnungsperiode noch im Tank war, und die Zukäufe innerhalb dieser Zeit. Der Restbestand, der am Ende des Abrechnungszeitraumes noch im Tank ist, muss ermittelt und abgezogen werden.
  10. Heizungsnebenkosten: Neben den reinen Brennstoffkosten dürfen sogenannte Heizungsnebenkosten, wie Betriebsstrom, Heizungswartung, Immissionsmessungen oder Kosten der Wärmemessdienstfirma abgerechnet werden. Vorsicht bei Betriebsstrom und Wartungsverträgen für Heizung und Heizkostenverteiler.

Eine Prüfung der Abrechnung kann – sowohl Mieter als auch Vermieter – bares Geld sowie viel Ärger im bestehenden Mietverhältnis ersparen.


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